Hợp pháp hoá lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó.
Mọi giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ những trường hợp giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự). Như vậy, căn cứ quy định này, giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi thực hiện chứng thực bản sao.
1. Hợp pháp hoá lãnh sự được thực hiện tại: Cục lãnh sự - Bộ ngoại giao hoặc các cơ quan cấp tỉnh do Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ.
2. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
3. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
4. Hồ sơ cần chuẩn bị để xin hợp pháp hoá lãnh sự:
- Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
- Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
- Tài liệu đề nghị để hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận con dấu, chữ ký).
- Bản photo giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với các giấy tờ như đăng ký kết hôn, học bạ, bằng cấp…cần mang theo bản chính để đối chiếu.
- Bản dịch (không cần phải chứng thực) giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này.
5. Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
Nếu bạn đang có nhu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nhưng lo lắng thủ tục quá rườm rà, phức tạp? Hãy liên hệ ngay với Liên Việt Luật, chúng tôi luôn sẵn sàng để hỗ trợ quý khách.