Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó. Việc công nhận nói trên được thực hiện qua cơ quan ngoại giao như đại sứ quán hoặc lãnh sự làm thủ thục hợp pháp hóa lãnh sự.
- Về mặt hình thức, Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì : “ Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.
- Về nguyên tắc, cơ quan nhà nước Việt Nam chỉ chấp nhận xem xét các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.
1. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
2. Điều kiện để các giấy tờ, tài liệu có thể được Hợp pháp hóa lãnh sự
- Là giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức tại nước ngoài. cấp được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.
- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự. hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện. chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.
- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của. các cơ quan và người có thẩm quyền của.nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
- Không thuộc trường hợp các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị Hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng. nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu. không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
a) Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự
- Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.+ Tài liệu đề nghị để hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận con dấu, chữ ký).
- Bản photo giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với các giấy tờ như đăng ký kết hôn, học bạ, bằng cấp…cần mang theo bản chính để đối chiếu.+ Bản dịch (không cần phải chứng thực) giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này.
b) Nơi nộp hồ sơ: Cục lãnh sự - Bộ ngoại giao hoặc các cơ quan cấp tỉnh do Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ.
c) Thời gian thực hiện: 01 ngày nếu số lượng tài liệu từ 1-10 bản. 02 ngày trở lên nếu số lượng tài liệu từ 11 bản trở lên hoặc các tài liệu yêu cầu xác minh.
Quý khách cần hợp pháp hóa các tài liệu nước ngoài để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.